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Como tirar maior proveito da sua comunicação escrita


Certa vez, conversando com uma colega de trabalho, ela me disse que se esforçava bastante para escrever um simples e-mail, pois tinha receio de que a pessoa que o receberia, não entendesse a forma com que ela estava falando e a achasse grossa.

Por isso, abusava das saudações e agradecimentos, como forma de garantir que não estava sendo ríspida.

A questão é que escrever vai muito além de usar frases “fofas” para transmitir uma sensação. Você já deve ter ouvido aquela frase que diz que apenas 7% da nossa comunicação estão nas palavras. Por isso, é muito provável que em algum momento, uma mensagem escrita, não seja interpretada corretamente.

Não é preciso manter um padrão universal para todos os tipos de mensagens escritas, até porque existem canais e pessoas diversas. É sempre bom ser coerente com o seu posicionamento fora do ambiente virtual.

Para te auxiliar, separei algumas dicas de como se comunicar de forma clara e amigável na internet, mantendo o profissionalismo.

Ser simpático, não significa ser fofo

Quando você acrescenta no seu texto, emojis, diversas exclamações, duplicações de letras como “obrigadaaa”, com o intuito de ser fofo, está cometendo um erro. Primeiro porquê não devemos transmitir fofura em emails, ainda mais se eles forem relacionados a sua área de trabalho.

O certo é que você seja simpático. E para isso não é necessário usar todos aqueles adereços citados acima, apenas garanta que você deu as saudações necessárias, como um bom dia, boa tarde ou boa noite. Outra forma de demonstrar simpatia, é começando o e-mail com um “olá” e o nome da pessoa que o receberá, isso fará com que logo de cara ela fique mais receptiva a sua mensagem.

Como despedida, você pode terminar com um simples “obrigada” (sem a duplicação das letras) e com um “abraços” ou,caso queira mais formalidade “atenciosamente”. Opte por não usar abreviações como “att”, isso passa a ideia de que você respondeu na pressa, sem muita vontade.

Comunicação informal x comunicação formal

Saiba quando usar uma comunicação mais informal ou formal. Nem sempre é necessário transparecer algum sentimento por meio do e-mail, basta você transmitir uma mensagem clara, de modo que o seu receptor a compreenda por inteiro. Na maioria das vezes ele dará muito mais valor a isso, do quê aos sentimentos que você quer passar.

Entretanto, é importante que você dê atenção às palavras, elas podem fazer toda a diferença entre uma pessoa entender o contexto da sua mensagem ou ficar completamente desnorteada e até ofendida.

Formalidade não é sinônimo de rigidez. Você pode ser formal e ainda assim continuar profissional. Aqui no Grupo Seixas por exemplo, utilizamos como assinatura de e-mail, o nosso primeiro nome e o nome da empresa, (Thais do Grupo Seixas), isso não demonstra menos profissionalismo, mas dá uma abertura maior para aqueles que querem entrar em contato com a gente e gera proximidade com os clientes

Vá direto ao ponto

Quanto mais enrolar, maior a chance de fazer com que a mensagem fique confusa e que o receptor não compreenda a forma que você quer falar. Por isso, vá direto ao ponto. Seja simpático porém sucinto.

Por mais que seu email tenha diversas frases bonitas, engraçadas e alegres, o destinatário vai preferir ler algo curto e receptivo, do quê algo longo e super alegre.

Sendo objetivo, você vai eliminar ao máximo os ruídos da comunicação. Na teoria, “Ruído são todas as interferências que prejudicam o entendimento da mensagem pelo receptor durante o processo da comunicação.”

Leia e releia o que você escreveu

Uma coisa que parece óbvia, mas muitas pessoas esquecem de fazer antes de enviar uma mensagem escrita, é ler o que escreveu. De preferência leia em voz alta, isso vai fazer com que você entenda melhor como o receptor interpretará o e-mail, já que as vezes algo que soa bem por escrito, pode parecer rude se lido em voz alta.

Se for possível, peça outra pessoa que revise o seu texto, para que ela diga se a mensagem está clara, objetiva e  se em algum momento você pareceu muito seco ou desinteressado. Ouvir outros pontos de vistas é uma ótima forma de garantir uma boa comunicação escrita.

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